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確定申告でレシートの提出は必要?保管期間やまとめ方のおすすめ

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初めての確定申告ってドキドキしますよね。やり方もよくわからないし、間違っちゃいけないとものすごく気を使います。なかでも出費の詳細を記したレシートはとても大切ですし、扱いには悩まされますよね。そこで確定申告に必要なレシートの基本についてご紹介します。

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確定申告でレシートの提出は必要?

確定申告をする時にレシートや領収書を提出すると思っている人がとても多いのですが、実はレシート類は提出する必要がありません。

私も初めて確定申告をする時はまとめた一年分のレシートをごそっともって税務署に行ったのですが、使ったのは支出金額をまとめた紙だけで肝心のレシートの束は全く使うことなく拍子抜けしたのを覚えています。

とはいえ、レシートは支出を証明してくれる大事な証拠品の様なものです。万が一、税務調査が入った場合には提示する必要があるので、自分で大切に保管しておきましょう。

確定申告に必要なレシートの保管期間

レシートの保管期間は基本的には5年間です。

法人の大きさによって違うのですが大法人は7年、中小法人は5年となります。副業などいくつも仕事をしている人、フリーランスでギャラでお仕事されてる人などはほとんど中小法人です。

この期間はもし申告に不備があったり、税務署が「何かおかしい」と思ったら税務調査が入ります。その場合、呼び出しや支出の根拠となるレシートの提出があったりします。申告された内容について、帳簿やレシートと照らし合わせながら経費として妥当かどうか、本当に支払いがあったのかなどを調べたりします。

つまり本当に大事な証拠品ということになりますので、この期間はレシートは大事に保管しておきましょうね。

と、こんな言い方をすると心配になってしまいますが、収入が数十万ほどと少なければまず調査が入ることはないと思います。私は100万円を超える額でかれこれ5年以上自分で確定申告をしていますが一度もそんなことはありませんでした。

私の場合、白色申告なので完全に自分で書類を作って提出なんですが、ちょっと微妙だったりあいまいだったりするところがないわけでもない…でも、なんとかなってます。

それに、やり方がわからなかったり心配だったら確定申告の期間中に税務署に行けば税務署の人が一緒に書類を作ってくれますよ。私も初めての時は税務署にいって申告しましたけど、署員の人が思いのほかざっくばらんというか大ざっぱという感じで意外でした。

私は初めて確定申告で緊張してましたが、たぶん毎年そういう人が山ほど来るんでしょうね。税務署の人は慣れた感じで、それで大丈夫ですよ~それでいいですよ~、とサクサク手続きを進めてくれます。

あと、これは初めての確定申告の時に職場の先輩に言われたことなんですが、「税務署は大きな脱税をしている巨悪は調査するけど、私たちみたいな微々たる収入しかない庶民なんて気にしてないから」と。最初は本当かな?大丈夫かな?とビクビクしてましたけど、今は確かにそうだなと納得です。

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ちなみに、心配な方のために一応のせておくと、呼び出しなどを受ける主な原因としては赤字続きの申告や例年と大きな差があったり急激な減少申告などがあります。

継続する中で何か起こるということが多いので初年からいきない呼び出しなんてことはないと思いますが、心配なことがあるなら税務署に行って署員の方に相談しながら申告すれば大丈夫ですよ。

確定申告に必要なレシートのまとめ方のおすすめ

さて、レシートも一年分ともなれば相当な量になります。そこでまとめ方を紹介しておきますね。

まず、青色申告など税理士さんにお願いする場合はなるべく見やすい状態で保存しておくといいですね。でも、自分でやるのであれば特に気にする必要はありません。自分がわかる状態になってれば十分です。

簡単なのは月ごとに封筒やクリアファイルに入れておくだけ。これでもオッケーです。でも、結局、支出項目ごとの合計金額を出したりするの項目ごとにも分けておくと集計が楽ですよ。

私の場合はまず一か月分をまとめて封筒に入れておきます。その月が終わったらレシートを交際費、材料費、消耗品費など項目ごとにわけてホッチキスでとめます。別にクリップでもいいし、パンチで穴をあけて紐で綴じても構いません。ノートに貼ってもいいんですけど、領主所の量が多いと手間がかかるので結構大変です。

領収書を日付や項目ごとに分けたり、合計金額を出したり、この作業は地味に時間がかかるので年末などにまとめてやろうとすると大変です。一日かかったりします。なので、毎月ちょっとずつやっておくと申告の時期にすんなり作業が進みますよ。

あとレシートで気を付けたいポイントが一つあります。

レジで発行されるレシートの場合、感熱紙のレシートが多いですよね。これは年月が経つと色あせたり文字が薄くなって消えてしまうことが合うので要注意です。せっかくレシートをとっておいても内容が読めなければ役に立ちません。

なので、大事なレシートはコピーをとっておきましょう。原本は字を内側にして折り、封筒に入れてさらにビニールに入れるなど、光が当たるのを避け空気にも触れないようにすると長持ちします。

全部のレシートでこの作業をすると大変なので、大事なものだけしっかりと管理しましょう。

ちなみに「大事」の基準は金額ですね。万が一レシート提出があった場合に経費と認められないと痛手になるものです。

例えばオフィス用品で考えるとしたら、30万円で買ったパソコンの量販店のレシート、これは大事ですね。一方、30本600円の特価ボールペンのレシート、これはもし経費として認められなくてもそんなに困らない、ですよね?

もしもの時に後悔しないように、ちょっと面倒でも高額のレシートや領収書は念入りに保管しておきましょう。

確定申告のレシートまとめ

初めての確定申告は緊張しますがそんなにびくびく心配することはありません。レシートもほとんどの場合は必要になることはありませんが、何かあった時にはとても重要なので大事にとっておきましょう。保険というよりは証拠品くらいの意識の方がいいと思います。備えあれば憂いなしです。

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